От ликбеза к серьёзному - про построение современных отделов закупок

[admin]

Для новичков в профессии собираем в данной теме материалы про построение и развитие отделов закупок.

Снабжение – как перерасти в эффективные закупки. С чего начать и немного рекламы.

Согласно так называемой «пирамиде Hackett Group», которая отражает основные этапы развития закупок в компании, сегодня большинство российских предприятий находятся на нижнем уровне, когда задача закупок – лишь привезти товар вовремя или купить его.
https://www.youtube.com/watch?v=Jqzufdj7lhY

Вовлечение закупок в планирование - для студентов; и не всегда планирование - это обязательная функция закупок.

Первое знакомство со SCOR моделью для молодых руководителей.

Подпроцессы в системе закупок: от планирования до оценки эффективности. Общие разговоры.

https://youtu.be/_VsqIuzP__Y - обзор исследования "Где находится управление поставщиками"
Оптимизация процесса закупок - общее
Приоритеты оптимизации службы закупок.

https://www.youtube.com/watch?v=rXIdHXmIdL0 Стратегические закупки - это как?
https://strategok.com/strategy-execution-10-stepts-implement-value-chain-concept/

А на самом деле, читайте вот эти сайты и будет вам счастье
> mv-procurement.com/luchshie-praktiki-v-zakupkax/strategiya-upravleniya-tsepyami-postavok-v-dodo-pitstsa
> urazova.com/stati/

Sustainable Procurement 101 > sievo.com/resources/sustainable-procurement-101

[admin]

Пассивный / Операционный
Независимый / Коммерческий
Интеграционный / Стратегический
Поддерживающий / Координационный

Пассивный / Операционный
На операционном уровне руководитель подразделения закупок пытается выстроить непрерывный процесс закупок. Основной функцией закупок является обработка заказов, поиск поставщиков проводится бессистемно, отсутствует база поставщиков. На этом уровне процессу закупок не придается стратегическая значимость и сам процесс закупок происходит не в рамках отдельного подразделения, а силами смежных функций.
Стратегия : отсутствует
Основная задача : закупать товар по потребностям
Бизнес-процессы : не регламентированы
Управление поставщиками : не регламентировано или отсутствует
Мониторинг рынка : не проводится или от случая к случаю
Внутреннее взаимодействие : ограничено приемом заявок
Участие в бюджетировании : нет
Квалификация : экспедитор
Оценка персонала : обратная связь по количеству выполненных заявок

Независимый / Коммерческий
На коммерческом уровне основное внимание направляется на достижение наиболее низкой цены закупаемых товаров и услуг, причем, остальные критерии выбора поставщика и другие аспекты не рассматриваются. Для снижения цен создается максимальная конкуренция среди поставщиков с помощью ведения напряженных переговоров с как можно большим количеством. Такие переговоры затрагивают только вопрос цены, а не построения партнерских долгосрочных отношений. Обычно на этом этапе функция закупок выделяется в отдельное структурное подразделение с независимостью на операционном уровне.
Стратегия : отсутствует
Основная задача : закупать товар по потребностям
Бизнес-процессы : регламентированы
Управление поставщиками : есть правила
Мониторинг рынка : проводится нерегулярно
Внутреннее взаимодействие : ограничено отделами инициатора заявки, складами и бухгалтерией
Участие в бюджетировании : нет
Квалификация : знание некоторых методик и инструментов
Оценка персонала : на основании прироста прибыли компании

Поддерживающий / Координационный
На координационном уровне закупочные функции обычно централизуются, и подразделение закупок начинает играть стратегическую роль в организации. Такая централизация предполагает построение единых политик и процедур работы и обеспечение дисциплины внутри закупок.
Основной функцией закупок становится контроль над закупками по всем категориям, появляется собственная стратегия, но управление поставщиками в ней рассматривается в течение краткосрочного периода, что не является достаточным, со стратегической точки зрения,
горизонтом планирования.
Стратегия : есть, не интегрирована со стратегией компании
Основная задача : закупать товар, увеличивающий конкурентное преимущество компании
Бизнес-процессы : регламентированы, интегрированы в другие процессы компании
Управление поставщиками : регламентировано
Мониторинг рынка : регулярно
Внутреннее взаимодействие : систематичное
Участие в бюджетировании : участие в планировании бюджета
Квалификация : знание современных методик и инструментов, непрерывное развитие
Оценка персонала : по KPI отдела закупок

Интеграционный / Стратегический
На стратегическом уровне зрелости происходит постепенное делегирование полномочий по закупкам. За центральным подразделением остается стратегическое и тактическое управление, а операционная деятельность реализуется на местах. Стратегия распространяется уже на более длительный период - 3-5 лет. Так как уже выстроены процессы взаимодействия со смежными подразделениями, то исключаются конфликты между функцией закупок и другими функциями компании. Это позволяет снизить совокупную стоимость владения закупаемых товаров и услуг, так как учитывает интересы всех подразделений компании, закупающих данный вид товаров или
услуг, их консолидированную потребность и совокупную стоимость владения, а не только интересы отдельного подразделения и цену приобретения. В дальнейшем, на уровне внешней интеграции, закупки рассматриваются как набор проектов, под каждый из которых географически распределенной проектной группой создается виртуальная цепочка поставок, поскольку взаимодействие осуществляется через Интернет и интегрированные информационные системы.
Вся деятельность и стратегия направлены на формирование ценности для конечного клиента в цепочке поставок. На следующем уровне достигается интеграция цепочки создания ценности, и основным стратегическим приоритетом становится создание ценности для конечного потребителя.
В цепочке поставок наблюдается сильная взаимосвязь и синергия контрагентов.
Стратегия : есть, интегрирована со стратегией компании
Основная задача : закупать товар, увеличивающий конкурентное преимущество
Бизнес-процессы : регламентированы, интегрированы в другие процессы компании
Управление поставщиками : регламентировано, синхронизировано со стратегией
Мониторинг рынка : непрерывный мониторинг конкурентов, поставщиков, товаров
Внутреннее взаимодействие : со всеми подразделениями
Участие в бюджетировании : участие в планировании и контроле исполнения бюджета
Квалификация : компетенции в закупках, финансах, категориях
Оценка персонала : по KPI компании

https://www.litres.ru/book/irina-povoroznik/korpo ... fektivnuu-sistemu-za-68831289/

Канал PRO закупки

Procurement roles
1) Supply + Price
Site/ Division focus (dictate)
Supply security
Rigorous financial process ‘to get it right’
Getting the price right through; negotiations and bid events
Limited category specialists
Limited industry knowledge

2) Total Cost of Ownership
Site/ Division focus (dictate)
Supply security
Financial process with split of cost models to follow the market
Get the price right through; RFQ/ RFP, clean sheet/ should cost and SC-focus
Category specialism in development
Limited industry knowledge

3) Strategy, demand driven
Business focus (follow strategy)
Customer focus (internal)
Price a given, value driven; influence via specification and demand management
Category specialists
Industry knowledge in development

4) Strategy, influencing
Integrated strategic decision process
Strong external focus
Value driven, not simply spend reduction
Category specialists and also deep industry knowledge
___________________________________________________________
Roles/ Stakeholder management
1) Supply + Price
Get it done!
Purchasing is job shop
People: internal focus, service the business
2) Total Cost of Ownership
Get it done!
Purchasing is job shop
People: internal focus, service the business
Educate the business on costs
People: external awareness
Analytics required
3) Strategy, demand driven
Get it done!
Purchasing is job shop
People: internal focus, service the business
Educate the business on costs
People: external awareness
Analytics come in play
Follow Industry trends
4) Strategy, influencing
All of the above and……
People: networkers, strong external focus, ability to educate and convince. Leaders.
Aware of industry trends and how they impact the market
Procurement as business consultant

[admin]

Отличный материал, который можно положить в основу политики по закупкам https://smartzakupka.ru/news/princzipyi-upravleniya-zakupkami-effektivnost-i-optimizacziya

Управление закупками является ключевым аспектом деятельности предприятий. Чтобы достичь успеха в этой области, необходимо придерживаться ряда принципов и применять эффективные стратегии.
Принцип планомерности
Закупки должны осуществляться в соответствии с разработанным планом поставок. Это помогает избежать переизбытка или недостатка товаров на складе, а также снижает издержки на хранение и производственные простои.
Принцип оперативности
Управление закупками должно быть гибким и адаптированным к изменениям в спросе на конечный продукт. Ориентация на потребности клиентов помогает эффективно планировать и осуществлять закупки.
Принцип экономичности
При выборе поставщиков и организации поставок необходимо учитывать экономические аспекты, такие как транспортные расходы и сроки доставки. Это позволяет снизить затраты и повысить эффективность процесса закупок.
Принцип технологичности и автоматизации
Применение современных технологий и автоматизированных систем помогает улучшить управление закупками, сократить издержки и повысить производительность предприятия.
Принцип периодичности
Закупки должны проводиться на регулярной основе в соответствии с потребностями и планами компании. Это способствует оптимальной организации работы и сокращению времени доставки товаров.
Принцип централизации
Управление закупками должно быть централизованным и контролируемым специализированным отделом. Такой подход позволяет обеспечить эффективное взаимодействие с поставщиками и минимизировать риски.

От себя добавим "Принцип разработки сценариев митигации рисков" и стоимости управления риском
__________________________________________________________
Оптимизация процесса управления закупками
Для повышения эффективности управления закупками рекомендуется:
Организовывать процесс закупки поэтапно, не пропуская ни одного важного шага.
Автоматизировать внутренние процессы с помощью специализированных программных продуктов.
Улучшать взаимодействие с поставщиками, стремиться к долгосрочным партнерским отношениям.
Стандартизировать договоры и контролировать их согласование.
_________________________________________________________
Ошибки при управлении закупками
При управлении закупками могут возникать следующие ошибки:
Отсутствие новых подходов к оптимизации процессов.
Неустановленная мотивация сотрудников.
Отсутствие четкого разделения ответственности.
Хаотичные закупки, проводимые без участия специалистов.
Низкая квалификация персонала отдела закупок.
Отсутствие закупочной стратегии.
Длительное согласование контрактов или отсутствие контроля со стороны руководства.
Исправление этих ошибок поможет повысить эффективность управления закупками и достичь более успешных результатов в этой области.

Заключение
Управление закупками является важным элементом успешного функционирования предприятий. Применение принципов управления, оптимизация процессов и устранение ошибок способствуют эффективному управлению закупками и достижению стратегических целей компании.

Что надо иметь в отделе закупок )) https://t.me/askbuyer/97
Закупочная процедура + краткая версия для заказчиков
Положение о подсчете экономии с методикой расчета каждого вида экономии и шаблонами для подсчета
Шаблоны документов: скоркард-решение по тендеру, ценовые шаблоны, шаблоны тз, обязательных документов, форма выбора единственного поставщика
Шаблоны контрактов на все основные категории закупок
Тендер план и список текущих/завершенных проектов /переговоров
Номенклатура/ классификатор категорий закупки
Ежегодные KPI отдела и KPI совместные с заказчиками / OKR
NPS опросы заказчика и смежных подразделений
Единая база поставщиков с контактами и комментариями
Реестр закупок единственного поставщика
Папки с тендерным портфолио по каждому проекту
Регулярные командные встречи
Сформированные RACI с заказчиками и смежными функциями
Регулярные обучения команды
Формирование, утверждение имплементация и корректировка закупочных стратегий